המח הניהול
ד"ר בטי שרייבר

האם יכולת ניהולית היא מולדת או נרכשת?
האם יש אזורים האחראים על ניהול במח?
מה בין ארגון, תכנון וניהול?
מה מאפשר לאנשים לנהל ביעילות ומה יכול למנוע מהם לעשות זאת?
אלו כלים מעשיים ניתן לגייס בחיי היום יום לתכנון ולניהול יעיל ?

כמנכ"ל או מנהל מחלקה, בוודאי שאלת את עצמך לא פעם, מדוע עובד מסוים מתפקד מצוין ברוב תחומי עבודתו אך אינו מצליח להגיש דוחות בזמן? מדוע הוא מתקשה לבצע את מה שהבטיח למרות שיש לו את הכישורים לעשות זאת?
כדי להיות אפקטיביים, כמנהלים או כעובדים, אנו זקוקים ליכולות לנהל את עצמינו ואת משימותינו. מחקרים מהשנים האחרונות מראים כי במוח יש איזור האחראי על "תפקודים ניהוליים" Executive Functions האמון על כישורי הניהול של האדם ושאת רובם ככולם ניתן לאמן ולשפר.
המח הניהולי כולל תפקודים מרכזיים המאפשרים לנו בראש ובראשונה לנהל את עצמנו, לנהל זוגיות, חיי משפחה וסביבה עסקית. כיצד מתבטאות היכולות בתפקודים הניהוליים ובאיזה אופן מתבטאים הקשיים בתפקודים אלו?
אתחול משימה (initialization)
היכולת: להתחיל משימה כאשר החלטנו לעשות זאת.
הקושי: קיים רצון עז לערוך את המשימה ומול זה קושי רב להתחיל אותה ובסופו של דבר, מוצא את עצמי עושה דברים אחרים קלילים ולא מתוכננים, ודוחה את המשימה ל"מחר".
ארגון מחשבתי והבחנה בין עיקר ותפל
היכולת: הבחנה ברורה כיצד להתחיל את המשימה? מה העיקר ולמה לא רצוי להקדיש זמן ומאמץ. יכולת זאת מאפשרת לארגן את המחשבות לפי סדרי עדיפות ולפעול בהתאם לכך.
הקושי: עומס מחשבתי, קפיצה ממשימה למשימה המלווה בתחושה של חוסר הספק ומחשבות טורדניות ושל דאגה המלווים אותי לאורך היום (לעיתים גם בלילה).
תכנון וקבלת החלטות לטווח ארוך
היכולת: "לראות" תמונת מצב עתידית ולתכנן רצף של צעדים לישום התכנית שצוירה.
הקושי: מתקשה לעצור, לתכנן ולנסח לעצמי את הצרכים. תמונת המצב העתידית מעורפלת מתקשה לדמיין אותה, לכן מעדיף לעשות ולא לשבת ולתכנן. תחושה של doing ללא being.
עריכת שתי משימות בו-זמנית (זיכרון עבודה)
היכולת: מעבר בין שתיים-שלוש משימות במקביל, באופן מכוון ומעמיק. לדוגמה, בכתיבה "להקשיב" למחשבות בראש ובמקביל, לכתוב אותן.
הקושי: מתקשה לערוך משימות שנבחרו על ידי (כגון הקשבה וכתיבה) הדורשות העמקה והתמקדות רק בהן, לאורך זמן. יחד עם זאת, לא מתקשה להיעתר לגירויים (לא מתוכננים) שקיימים בסביבה, ולהגיב להם מידית (מולטי-טסקינג).
גמישות מחשבתית
היכולת : להתמודד ביעילות ובקור רוח עם מצבים בלתי צפויים שעולים במהלך היום ולשים בצד את חוסר הנוחות שנגרמת לי בעקבות זה.
הקושי: מצבים בלתי צפויים יכולים להשפיע על מצב רוחי, לערער את תחושת השליטה שלי על המצב ואף לגרום לי לקבלת החלטות פזיזות שאצטער עליהן מאוחר יותר.
ויסות רגשי – ויסות מצבי רוח
היכולת: לווסת את מצבי הרוח, כלומר לשדר לסביבה רוגע ונעימות, גם אם יש דברים שמטרידים אותי.
הקושי: נתון למצבי רוח שמשפיעים עלי ועל הסובבים אותי. לעיתים משדר חוש הומור ומצב רוח טוב ולעיתים משדר לסביבה את המסר "עכשיו לא כדאי להתקרב אלי".
באם הגעתם לסוף הרשימה וסמנתם את היכולות כמקום המוכר לכם, אשריכם. אתם מוזמנים להמשיך ולהתבונן על תפקודו של המח הניהולי שלכם במצבים שונים ולהבין כיצד אתם מגיבים במצבים אלו.
אולם, באם הגעתם לסוף הרשימה וסמנתם את הקשיים כמוכרים לכם, חשוב לדעת כי המודעות היא הכלי הראשוני שיאפשר לכם להמשיך ולהבין את המגבלות המונעות מכם לתפקד באופן אופטימלי, ולזהות את היכולות הקיימות אצלכם. יש לציין כי קשיים בתפקודים ניהוליים יכולים לאפיין גם אנשים עם הפרעת קשב.
קיימים כלים רבים בהם ניתן להשתמש בחיי היום יום, חלקם קשורים להבנה ולמודעות, כגון זיהוי מצבים בלתי צפויים ועצירה לפני התגובה, שימוש באסטרטגיות יעילות לתכנון (כדוגמת מודל "נתיבי תכנון"), מדיטציית מיינדפולנס המאפשרת לזהות את תחושות הגוף ואת מצבי הרוח וכמובן לווסת אותם. בנוסף קיימים היום יישומים טכנולוגיים מתקדמים הכוללים תכנות ואפליקציות לניהול משימות וזמנים, למיקוד ולארגון מחשבות מסוג תוכנות למיפוי חשיבה ואף תוכנה המסייעת בתהליכי קבלת החלטות.
באם אתה מנהל בארגון, חשוב לדעת כי קיימים יתרונות רבים בהעסקת עובדים המתמודדים גם עם הקשיים שעלו, שכן ידוע שהמח מפתח ערוצי פיצוי ויוצר יכולות ייחודיות לעובדים אלו. יש חשיבות לעריכת סדנאות בארגון ולמתן כלים המאפשרים למנף את המגבלות ליכולות.